Vidste du, at ideen om ‘Opgaver der Samler’ kom fra en lokal friskole i Hadsten? Og at systemet i sin spæde start hed Tilmelding?
Her kan du læse historien om ‘Opgaver der Samlers’, og hvordan systemet blev til.
Juni 2018. Vi holder møde i Headfitted, som er ejer og udvikler af ‘Opgaver der Samler’.
Vi havde hørt gennem netværk fra Frijsendal Friskole, at skolebestyrelser i hele landet stod med nye udfordringer og behov. De var kommet som følge af som følge af den nye Databeskyttelsesforordning – også kendt som GDPR-forordningen.
Behovene og udfordringerne drejede sig om behandling af persondata, af frivillige og forældre, til frivillige arrangementer.
Til mødet kortlage vi hos Headfitted, de behov og udfordringer vi så hos skolebestyrelserne, ud fra den viden vi havde. Derefter begyndte vi at komme med idéer og løsningsforslag til et system som kunne imødekomme behovene og udfordringerne.
Men som med alt andet software udvikling, havde vi brug for konkret sparring med dem, der en dag skulle bruge det, for bedre at forstå deres nye udfordringer. Derfor indledte vi et tæt samarbejde med Frijsendal Friskole.
Frijsendal Friskole og ‘Opgaver der Samler’
Sammen med skolebestyrelsen fra Frijsendal Friskole, blev vi klogere på, hvilke behov de havde til et nyt IT-system. Bestyrelsen manglede et digitalt redskab, hvor de kunne strukturere og planlægge kommende aktiviteter, arrangementer og opgaver. Men også et system, hvor det var muligt at invitere og tildele folk opgaver.
Man ønskede at få flere til at deltage i de fælles opgaver. De skulle udføres af frivillige hænder, for at friskolen kunne fungere optimalt. Det var disse tanker vi arbejde videre med.
Første udgave af ‘Opgaver der Samler’ indeholdt “Brugerlisten”, “Begivenhedslisten” og dét at man kan oprette opgaver, og invitere andre brugere til dem.
Test og bruger feedback
Frijsendal Friskole testede ‘Opgaver der Samler’ sideløbende med at vi udviklede på det. De kom med konkret og god brugerfeedback til, hvordan systemet kunne udvikles til det bedre.
Vi havde vi fokus på, at skolerbestyrelsen nemt kunne komme i kontakt med brugere, og give dem informationer omkring nye begivenheder og opgaver.
Det resulterede i siden “Mail”, hvor administratorer kan skrive generelle mails til skolens forældre. Samtidig blev vi også klogere på, hvilken mission ‘Opgaver der Samler’ var på, og hvad systemet egentlig var godt til.
Udover at være et digitalt redskab til planlægning, skal systemet også fremme og styrke fællesskaber. Der bliver skabt et forum hvor man kan tilmelde sig opgaver – og mødes med andre, for at udføre disse opgaver.
En tanke og filosofi, vi gerne ville dele med flere grupperiger end friskoler, efterhånden som projektet udviklede sig.
Fra bestyrelser i skoler til landsbyråd, frivillige foreninger og idrætsforeninger
Som produktet blev bedre indså vi, at ‘Opgaver der Samler’ indeholdte funktioner, som ville være nyttige andre steder. For eksempel til bestyrelser i landsbyråd, frivillige foreninger og idrætsforeninger. Derfor gik vi i gang med at kontakte netværk, og lokale foreninger, for at finde ud af, hvilke ønsker de havde til funktioner i sådan et system.
Her lærte vi hurtigt, at det skulle være nemmere for brugerne at se opgaver som mangler hænder lige-nu-og-her. Vi lærte også det skulle være nemmere for administrator-brugere at holde styr på, antallet opgaver pr. begivenhed. Samt at få et bedre overblik over dem.
Derfor byggede vi bl.a. siden “Opslagstavle”.
Dernæst optimerer flowet omkring dét at se, hvor mange brugere der var tilmeldt en opgave under en begivenhed.
Elementer og funktioner som har gjort vores brugere endnu mere tilfredse med systemet. Det har også gjort at vi har kunnet imødegå flere forskellige foreningernes udfordringer og behov, og dermed udbredt værdien af ‘Opgaver der Samler’ som system.
Projektet videre frem: Brugerfeedback er centralt
Som med andet softwareudvikling, er det vigtigt at modtage feedback fra brugerne. Når brugere benytter sig af systemet, til virkelige henvendelser og scenarier, kan de fortælle om udfordringerne og mulighederne ved disse. Så bliver vi som udviklingshus klogere på, hvordan et IT-system kan forbedres.
Derfor ligger vi stor vægt på at modtage feedback fra vores brugere, da systemet er til for dem.
At udvikle et softwareprodukt er et fællesprojekt og en dialog mellem dem som skal bruge det, og dem som udvikler det.
‘Opgaver der Samler’ er et kontinuerligt udviklings projekt.
Hvor der kommer nye justeringer til, og nye ideer som vil være gode og værdiskabende at for vores brugere at få implementeret i systemet. Og hvem ved, måske kan de nye funktioner gøre, at flere grupperinger kan have brug for et produkt som vores.
